مدیریت صندوق و تنخواه فروشگاه
راهنمای کامل مدیریت صندوق فروشگاه. تنخواه روزانه، بستن صندوق، کسری و اضافی و کنترل نقدینگی.
مدیریت صندوق و تنخواه فروشگاه
صندوق فروشگاه قلب مالی کسبوکار است. مدیریت درست صندوق یعنی دانستن دقیق موجودی نقد، کنترل ورود و خروج پول، و جلوگیری از کسری.
برای آموزش کامل حسابداری، راهنمای حسابداری فروشگاه را ببینید.
اصول مدیریت صندوق
موجودی اول روز (تنخواه)
هر روز کار را با مبلغ مشخصی شروع کنید:
تنخواه پیشنهادی = میانگین فروش روزانه × ۱۰٪
مثال: اگر فروش روزانه ۵ میلیون است، تنخواه ۵۰۰ هزار تومان کافی است.
جریان روزانه
موجودی اول روز (تنخواه)
+ فروش نقدی
- پرداختهای نقدی
= موجودی پایان روز
بستن صندوق
پایان هر روز:
- فروشها را جمعبندی کنید
- پولها را بشمارید
- با سیستم مقایسه کنید
- اختلاف را ثبت کنید
انواع صندوق
صندوق نقدی
- پول کاغذی و سکه
- شمارش دستی
- نیاز به کنترل بیشتر
صندوق بانکی
- تراکنش کارتخوان
- واریز مستقیم
- صورتحساب بانکی
صندوق ترکیبی
اکثر فروشگاهها هر دو را دارند:
| نوع پرداخت | درصد تقریبی |
|---|---|
| نقدی | ۳۰-۵۰٪ |
| کارتخوان | ۵۰-۷۰٪ |
کنترل کسری و اضافی
علل کسری
| علت | درصد | راهحل |
|---|---|---|
| اشتباه در پولخرد | ۴۰٪ | دقت بیشتر |
| فراموشی ثبت | ۳۰٪ | ثبت فوری |
| سرقت | ۲۰٪ | دوربین، کنترل |
| خطای سیستم | ۱۰٪ | بررسی نرمافزار |
رفع کسری
- شناسایی: کسری چقدر و چه زمانی؟
- بررسی: فاکتورها را چک کنید
- مستندسازی: دلیل را ثبت کنید
- اصلاح: در سیستم تعدیل کنید
- پیشگیری: روال را بهبود دهید
اضافی صندوق
اضافی هم نشانه مشکل است:
- فاکتور صادر نشده؟
- قیمت اشتباه؟
- پولخرد ندادید؟
نرمافزار صندوق
ویژگیهای ضروری
- ✅ ثبت تنخواه اول روز
- ✅ ثبت پرداختهای نقدی
- ✅ گزارش صندوق روزانه
- ✅ مقایسه موجودی
گزارش صندوق روزانه
گزارش باید شامل باشد:
- تنخواه اول روز
- جمع فروش نقدی
- جمع پرداختهای نقدی
- موجودی محاسباتی
- موجودی واقعی (شمارش)
- مغایرت
روالهای استاندارد
شروع روز
- صندوق را بشمارید
- با تنخواه مقایسه کنید
- در سیستم ثبت کنید
- شروع به کار
حین روز
- هر فروش را فوری ثبت کنید
- پرداختهای نقدی را ثبت کنید
- پولهای درشت را جدا کنید
- واریز بانکی انجام دهید
پایان روز
- فروشها را جمعبندی کنید
- صندوق را بشمارید
- گزارش صندوق بگیرید
- مغایرت را بررسی کنید
- پول اضافی را واریز کنید
- تنخواه فردا را جدا کنید
نکات امنیتی
کاهش موجودی نقد
- واریز مکرر به بانک
- پرداخت با کارت را تشویق کنید
- چک و انتقال بانکی برای عمده
دسترسی محدود
- فقط صندوقدار به صندوق دسترسی داشته باشد
- کلید جداگانه
- رمز شخصی در نرمافزار
دوربین مداربسته
- روی صندوق
- روی درب ورودی
- ضبط ۲۴ ساعته
چند صندوقدار
اگر چند نفر پشت صندوق کار میکنند:
شیفت جداگانه
- هر صندوقدار شیفت مشخص
- تحویل صندوق با شمارش
- مسئولیت مشخص
در نرمافزار
- کاربر جداگانه برای هر صندوقدار
- گزارش فروش به تفکیک کاربر
- ردیابی عملیات
مقایسه روشها
| روش | مزایا | معایب |
|---|---|---|
| دفتر دستی | ارزان | خطای زیاد |
| اکسل | بهتر از دستی | زمانبر |
| نرمافزار | دقیق، سریع | هزینه |
چرا بارکد؟
نرمافزار بارکد مدیریت صندوق را ساده میکند:
- ✅ تنخواه روزانه: ثبت اول و آخر روز
- ✅ گزارش خودکار: صندوق روزانه با یک کلیک
- ✅ چند صندوقدار: کاربر جدا برای هر نفر
- ✅ کارتخوان: ثبت خودکار تراکنشها
- ✅ هشدار: اگر مغایرت زیاد شد
سوالات متداول
تنخواه چقدر باشد؟
حدود ۱۰٪ فروش روزانه کافی است. پولخرد کافی داشته باشید.
اگر هر روز کسری دارم چه کنم؟
ابتدا علت را پیدا کنید. معمولاً اشتباه در پولخرد یا فراموشی ثبت است.
واریز بانکی چند بار؟
روزانه یا حداقل هر ۲ روز. موجودی نقد کم = ریسک کم.
صندوق دقیق: با بارکد صندوق را بدون مغایرت مدیریت کنید.